Feedback geven aan sollicitanten

Een afgewezen kandidaat verdient snel duidelijkheid. Probeer ten laatste een week na je beslissing te reageren. Hoe langer je wacht, hoe groter de frustratie. 

Bel afgewezen kandidaten op als het haalbaar is voor jou. 

Heb je veel kandidaten gezien? Verstuur dan een persoonlijke e-mail. Gebruik de naam van de kandidaat, leg je keuze kort uit en vermeld dat ze je altijd mogen contacteren voor meer feedback. Stuur geen standaardmail. Een onpersoonlijke afwijzing laat een slechte indruk na.

Begin met het positieve

• Zeg eerst wat je goed vond. Zo geef je de kandidaat vertrouwen en verzacht je de boodschap.
• Bijvoorbeeld: "Je gedrevenheid en enthousiasme waren opvallend sterk.”

Wees concreet en geef voorbeelden

• Clichés zeggen weinig. Vermijd uitspraken zoals "We voelden het niet." of "We zien de fit niet met het team." Wees specifiek en verwijs naar je waarnemingen.
• Bijvoorbeeld: "We zoeken een sterke communicator. Je boodschap tijdens het gesprek was niet altijd duidelijk. Sommige antwoorden waren wat lang en weinig gestructureerd waardoor we soms moeilijk konden volgen.”

Geef leerpunten

• Geef eventueel tips waar de kandidaat aan kan werken.
• Bijvoorbeeld: "Tijdens het gesprek merkten we dat je niet zoveel afwist van ons bedrijf. Bekijk voor je volgende sollicitatie zeker ook de website van het bedrijf."

Bel je de kandidaten op en krijg je weerwoord? Blijf dan rustig en duidelijk. Zeg wat je zag en wat je ervaarde. Bijvoorbeeld: "Dat was misschien niet je bedoeling, maar het kwam wel zo over bij ons." 

Hou voet bij stuk, een feedbackgesprek is geen discussie over je beslissing. Die staat vast. 

Bedank de kandidaat op het einde voor de interesse en de tijd.

Bel je de kandidaat op, dan kan je eventueel ook polsen hoe de kandidaat het selectieproces heeft ervaren. Zo toon je empathie en leer je misschien iets bij voor je toekomstige sollicitaties.