41 jobs voor Secretariaatsmedewerker gevonden in Poperinge (8970)

Wij zijn op zoek naar een administratief bediende om aan de slag te gaan bij een familiale KMO in Poperinge.

Als Administratief Medewerker Transport & Logistiek ben je verantwoordelijk voor administratieve en ondersteunende taken van de onderneming en rapporteer je rechtstreeks aan de zaakvoerder.

Taken en verantwoordelijkheden:

- Verwerken van de administratieve verrichtingen in Navitrans Logistics software.
- CMR vrachtbrieven consequent verwerken (zendingsnummers, transportadministratie, …).
- Correcte ingave transportdata, inboeken en verwerken van aan- en verkoopfacturen.
- Afpunten van klanten en leveranciers (controle op ordernummers, klanten- en leveranciersgegevens), documenten coderen, klasseren en archiveren.
- Je signaleert proactief eventuele afwijkingen in het ERP pakket aan de zaakvoerder.
- Nauw samenwerken met de andere collega's van de administratie en de planning.
- Meewerken aan het in kaart brengen van de administratieve processen.

Heb je een passie voor de automobiel sector?Ben je administratief sterk en ben je daarnaast ook vlot in omgang met klanten?Dan ben jij de geknipte persoon voor deze vacature!

Als receptionist garage ben je de spilfiguur die ervoor zorgt dat onze klanten efficiënt en vriendelijk worden verder geholpen.Je staat onder meer in voor:

• Vriendelijk onthaal van klanten aan de balie en aan de telefoon.
• Correcte registratie van de vragen van de klant (onderhoud, mankement,.).
• Inschatten hoeveel tijd de werken in beslag zullen nemen en dit in een logische planning gieten.
• Het volledige dossier opvolgen en afhandelen: opmaak van werkbonnen, facturatie, betalingen ontvangen,.
• Ondersteunende administratieve taken.

• Aanmaken van artikels
• Optimaliseren van processen
• Aankoop van kledij & persoonlijke beschermingsmiddelen
• Bestellingen verwerken
• Interne dossiers linken & up to date houden
• Planning van medewerkers & transport
• Analyse transporten
• Aanspreekpunt voor medewerkers
• Labelen van goederen

• Aanmaken van artikels
• Optimaliseren van processen
• Aankoop van kledij & persoonlijke beschermingsmiddelen
• Bestellingen verwerken
• Interne dossiers linken & up to date houden
• Planning van medewerkers & transport
• Analyse transporten
• Aanspreekpunt voor medewerkers
• Labelen van goederen

• Aanmaken van artikels
• Optimaliseren van processen
• Aankoop van kledij & persoonlijke beschermingsmiddelen
• Bestellingen verwerken
• Interne dossiers linken & up to date houden
• Planning van medewerkers & transport
• Analyse transporten
• Aanspreekpunt voor medewerkers
• Labelen van goederen

Als jij planmatig sterk bent en uitblinkt in administratieve taken, dan zijn wij op zoek naar jou!

Jouw verantwoordelijkheden als allround administratief bediende:

Administratie

• Beheren van de eigen mailbox en telefonie
• Administratieve opvolging van de portaalsite van klant(en) (portaalsite planning in orde zetten, aanmaken van nieuwe medewerkers, linken van attesten, fungeren als aanspreekpunt voor de klant bij dagelijkse afwijking planning portaalsite,…)
• Registreren van documenten van onderaannemers 
• Digitaliseren van papieren documenten
• Fungeren als back-up voor registraties Check-in@work 
• Fungeren als back-up voor aanvraag & opmaak A1 en Limosa documenten eigen personeel en contractors 
• Ingeven van werkbonnen ter ondersteuning 

Planning:

• Verantwoordelijk voor de transportplanning.

Ondersteuning

• Fungeren als back-up voor de Medewerker Onthaal 
• Bieden van administratieve ondersteuning aan de Preventieadviseur in het kader van de 3-maandelijkse keuringen 
• Instaan voor de tweewekelijkse organisatie van de transportplanning (in tandem)

• Je onthaalt de klanten op het kantoor op een professionele en servicegerichte manier.
• Je bent het eerste telefonische aanspreekpunt.
• Je zet vergaderzalen klaar, begeleid de klanten en zorgt nadien dat de vergaderzaal terug netjes is voor de volgende afspraak.
• Boodschappen doen.
• Daarnaast ondersteun je administratief verschillende diensten.
• Afhankelijk van de prioriteiten zal je verdere taken toegewezen krijgen.
• Dit kan zijn:
  
  • in portaalsites de klantgegevens verwerken
  • werkbonnen verwerken
  • controle van brandstof van het wagenpark

• Je onthaalt de klanten op het kantoor op een professionele en servicegerichte manier.
• Je bent het eerste telefonische aanspreekpunt.
• Je zet vergaderzalen klaar, begeleid de klanten en zorgt nadien dat de vergaderzaal terug netjes is voor de volgende afspraak.
• Boodschappen doen.
• Daarnaast ondersteun je administratief verschillende diensten.
• Afhankelijk van de prioriteiten zal je verdere taken toegewezen krijgen.
• Dit kan zijn:
  
  • in portaalsites de klantgegevens verwerken
  • werkbonnen verwerken
  • controle van brandstof van het wagenpark