U bent hier

Ergernissen tijdens videomeetings

Sinds we verplicht thuiswerken door corona houden we massaal veel videomeetings. Zo'n meeting is een uitstekende manier om te communiceren met je collega's, maar zorgt helaas ook voor de nodige ergernis. Videovergaderingen zijn niet altijd efficiënt, en de druk om altijd bereikbaar te zijn is groot.

Enkele collega's getuigen en geven 8 tips om ergernissen in de kiem te smoren.

Plaspauze

Tamara: "Nu we thuiswerken, heb ik zot veel videovergaderingen. Omdat je elkaar niet spontaan tegen het lijf loopt of tussendoor iets kan checken, verloopt alles via online overleg. Op sommige dagen heb ik meer dan 10 videovergaderingen die naadloos op elkaar aansluiten. Niemand staat erbij stil dat ik wel eens een plaspauze kan gebruiken, of een verse kop koffie. Ze zien een vrij half uur in mijn agenda en denken: hebben!"

Tip: laat altijd 10 minuten pauze tussen twee online vergaderingen. Zowel in je eigen agenda, als in de agenda's van de collega's die je uitnodigt.

'Niet beschikbaar voor vergaderingen'

Barbara: "Sinds we thuiswerken, haal ik mijn zoontje elke dag op aan de schoolpoort. Daardoor zit ik elke namiddag ongeveer een uur niet aan mijn bureau. In het begin bezorgde dit me veel stress: ik hoopte dat niemand me op dat moment zou uitnodigen voor een meeting. Toen raadde mijn baas me aan om aan te duiden in mijn agenda dat ik gedurende dat uurtje niet beschikbaar ben voor vergaderingen. Dat heeft me rust bezorgd."

Tip: duid momenten dat je niet beschikbaar bent voor online meetings duidelijk aan in je agenda. Zo kunnen je collega's hier rekening mee houden.

Heilige wandelingen

Fatiha: "Online vergaderen vind ik vermoeiender dan gewoon vergaderen. Het vergt veel concentratie, elk woord komt via je koptelefoon rechtstreeks binnen en je mist een stuk lichaamstaal. En dat uren na elkaar. Daarom blokkeer ik de middagen in mijn agenda om te wandelen. Die wandelingen zijn heilig voor me. Ze zorgen ervoor dat ik in de namiddag opnieuw scherp sta voor alweer een reeks online meetings. Als er dan iemand toch een meeting plant op de middag die ik geblokkeerd heb, word ik echt slecht gezind."

Tip: respecteer de agenda van collega's. Als er staat 'bezet' of 'niet beschikbaar voor vergaderingen' boek daar dan geen meeting over.

Duidelijke agenda

Ingmar: "Sommige videovergaderingen verlopen niet echt gestructureerd. Dan ontstaat er chaos en vloeien er weinig concrete oplossingen voort uit de meeting. Dat stoort me en ik begin dan al eens ander werk te doen ondertussen."

Tip: als je een videomeeting belegt, zorg dan voor een duidelijke agenda en vat op het eind samen wat beslist werd.

Laat je zien

Sulah: "Sommige collega's schakelen hun webcam uit tijdens online meetings, terwijl ik de mijne altijd aan heb staan. Dat vind ik vervelend. Op zo'n moment heb ik het gevoel dat ik me blootgeef, terwijl zij zich verschuilen achter een online muur. Ik kan zo niet inschatten of die persoon actief deelneemt aan de vergadering, of met andere zaken bezig is. Dat geeft geen goed gevoel."

Tip: laat je webcam aan tijdens online meeting -tenzij je vergadert met heel veel mensen. Zonder beeld verliezen je gesprekspartners belangrijke non-verbale signalen. Daarnaast is het gewoon fijn om een vertrouwd gezicht te zien en te weten dat er naar je wordt geluisterd.

Onbekend is onbemind

Stijn: "Ik vind het erg onhandig als ik uitgenodigd word voor een meeting zonder omschrijving, en een nietszeggende titel zoals 'online afstemming'. Ik weet graag op voorhand waarover het overleg gaat. Nog beter is het als er ook een link naar een gedeeld document met meer informatie bij zit."

Tip: geef je online meeting een titel die de lading dekt. Bijvoorbeeld 'Bespreking inhoud inschrijvingsformulier' of 'Redactievergadering'. Geef indien mogelijk ook al wat extra info mee. 

Te veel gepalaver

Tim: "In meetings waar je alle collega's kent is er vaak ruimte om over koetjes en kalfjes te praten. Maar in een vergadering met collega's die je niet goed kent, vind ik dat niet evident. Online vergaderen is vermoeiend en meestal liggen er nog andere taken te wachten. Een vergadering met collega's die ik minder goed ken, hou ik liever kort en krachtig. Bij te veel gepalaver krijg ik het gevoel dat ik tijd zit te verdoen."

Tip: werk altijd eerst de agenda van de vergadering af en reserveer smalltalk voor het einde. Zo kunnen geïnteresseerden blijven, en anderen rustig verdwijnen.
 

Langer dan voorzien

Stijn: "Ik vind het heel onaangenaam wanneer een meeting langer duurt dan voorzien. Door de gereserveerde tijd niet te respecteren, kom ik soms in de problemen met de rest van mijn werkplanning. Om een of andere reden vind ik het moeilijk om een meeting die uitloopt te verlaten."

Tip: reserveer liever te veel tijd voor je meeting dan te weinig. Zo vermijd je dat je meeting uitloopt en de deelnemers in tijdnood komen. Duurt de meeting minder lang dan voorzien? Geen probleem! Dat brengt wat ademruimte.

Ingrid Van Wanzeele

Gepubliceerd in