VLAANDEREN.be

U bent hier

Aanwervingstips

sollicitatiegesprek

Unizo en VDAB sloegen de handen in elkaar en stelden een stappenplan op dat je helpt om het rekruteringsproces systematisch aan te pakken. Van het opstellen van je vacature tot het onthaal van de nieuwkomers. Zo heb je een houvast en bereik je betere resultaten.

1. Vraag je af: héb ik wel een vacature?

Begin nooit halsoverkop het voor de hand liggende 'gat' in je organisatie te dichten. Denk eerst na of je medewerkers niet kan verschuiven of bepaalde taken kan herschikken.

  • Op die manier zou het kunnen dat je vacature 'verdwijnt' of naar een gemakkelijker in te vullen of goedkoper niveau verschuift.
  • Bovendien breng je door zo'n verschuiving dynamiek in je bedrijf en worden je medewerkers extra gemotiveerd.

2. Maak een functieprofiel

Een goed functieprofiel moet zeker de volgende zaken bevatten.

  • Benaming van de job.
  • Functie-inhoud: wat zijn de taken en verantwoordelijkheden?
  • Plaats in het organigram: welke bevoegdheid heeft de medewerker en aan wie rapporteert hij?
  • Verwachte resultaten: wat zijn de concrete doelstellingen en op welke termijn verwacht je resultaten?
  • Vereisten: kennis, vaardigheden, inzicht, ervaring, diploma's, attesten, persoonlijkheid, voorkomen, houding, motivatie…
  • Arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden: loon, extralegale voordelen, doorgroeimogelijkheden, opleidings- of vormingsmogelijkheden, uurregeling, teamwerk of niet, soort arbeidsovereenkomst...

Stel je de vraag of alle vereisten onmiddellijk ingevuld moeten worden. Misschien volstaan een aantal basisvaardigheden en wil je de overige via interne opleiding verder opbouwen? Zo ja: welke zijn die basisvaardigheden?

Heb je hulp nodig bij het opstellen van je functieprofiel? Zoek in onze databank met beroepenfiches. Elke fiche geeft informatie over een bepaald beroep, zoals: de vereiste opleiding, competenties, persoonskenmerken, arbeidsomstandigheden...

3. Kies een combinatie van rekruteringskanalen

Er zijn tal van mogelijkheden.

  • Formele kanalen. Om te beginnen kan je je vacature publiceren op een jobsite. Het publiceren van je vacature op vdab.be is gratis. Andere formele kanalen zijn: je bedrijfswebsite, kranten, weekbladen, lokale bladen zoals de Streekkrant, de sociale media...
  • Oproep in je bedrijf. Je hebt de mogelijkheid om je vacature in de personeelskrant te zetten of op het intranet te plaatsen.
  • Spontane sollicitaties. Misschien vind je de geknipte kandidaat tussen de mensen die spontaan soliciteerden. Tips:
    • Beantwoord sowieso elke spontane kandidatuur. Een postzegel, telefoontje of e-mail kosten nauwelijks iets en het komt je reputatie op de arbeidsmarkt ten goede.
    • Hou een overzicht bij van de kandidaturen.
    • Nodig heel interessante kandidaten uit voor een gesprekje, ook al heb je niet onmiddellijk een vacature.

  • Scholen of andere opleidingsinstanties. Hoe ga je te werk?
    • Leg contacten en bouw een vertrouwensrelatie op. Dit kan je doen door je bedrijf aan te bieden als stageplaats voor studenten of cursisten, bedrijfsbezoeken te organiseren …
    • Eens je een goede relatie hebt, kan je je vacatures persoonlijk bekendmaken via deze contacten.

4. Stel een goede vacature op

Basis hiervoor is het functieprofiel. Naast je eisen moet je zeker ook je bedrijf kort voorstellen, vermelden wat je zelf te bieden hebt, de verdere procedure kort toelichten en een contactmogelijkheid voorzien voor verdere informatie.

Een hulpmiddel bij het opstellen van je vacature is de AIDA-techniek. AIDA staat voor: aandacht (attention), interesse (interest), motiveren (desire) en actie (action). Je vacature moet met andere woorden de aandacht trekken van geschikte kandidaten, hun interesse opwekken, hen motiveren om te kiezen voor jou en je job, en hen aansporen om daadwerkelijk te solliciteren. Enkele tips:

  • Aandacht
    • Gebruik een correcte functienaam. Zorg dat de vlag de lading dekt.
    • Situeer je bedrijf: wat zijn je activiteiten, wie zijn je klanten, waar ben je gevestigd en wat zijn je doelstellingen?
    • Wees duidelijk en concreet als je de vereisten opsomt.
    • Licht toe waar de kandidaat zal moeten werken.
  • Interesse
    • Omschrijf de taken en verantwoordelijkheden duidelijk.
    • Geef aan waar de uitdagingen liggen binnen de functie en wat het aantrekkelijke is. Blijf wel realistisch want anders schep je verkeerde verwachtingen.
    • Beschrijf eventueel ook waarom je iemand nieuws zoekt. Is het door de groei van je bedrijf, om nog betere kwaliteit af te leveren…?
  • Motiveren
    • Zet in de verf wat je te bieden hebt: loon, arbeidsvoorwaarden, opleidingskansen, loopbaanperspectieven, de werksfee …
    • Beschrijf de sterke en aantrekkelijke kanten van je bedrijf.
    • Omschrijf hoe de functie bijdraagt aan het realiseren van de bedrijfsdoelen.
  • Actie
    • Beschrijf hoe de kandidaten kunnen solliciteren en aan wie ze hun sollicitatie moeten richten. Als ze kunnen bellen of mailen, vergroot de snelheid van de sollicitatieprocedure en verlaagt de drempel voor de sollicitanten.
    • Geef aan wat de verschillende stappen van de selectieprocedure inhouden en plak er eventueel ook een termijn op.

Ben je van plan om je vacature gratis te publiceren op vdab.be? Lees dan zeker ook onze kwaliteitsrichtlijnen voor vacatures. Hou je hier rekening mee, dan zullen er meer geschikte kandidaten reageren.

5. Bepaal de formele elementen van de selectie en aanwerving

Vooraleer je je vacature publiceert, denk je best nog even na over volgende vragen:

  • Periode. Hoelang mogen kandidaten solliciteren en tegen wanneer wil je iemand aangeworven hebben?
  • Preselectie. Waarschijnlijk zal je eerst kandidaten selecteren op basis van hun sollicitatiebrief en cv. Welke criteria ga je hiervoor gebruiken? Diploma, woonplaats, ervaring...
  • Inhoud. Hoeveel rondes ga je organiseren? Werk je enkel met een gesprek of ook met testen? Zo ja: welke testen? Een praktische proef, een assessment ... Wegen het gesprek en de testen even sterk door in je beoordeling of niet?
  • Selectiebureau. Neem je een selectiebureau onder de arm? Nogal wat ondernemers laten het 'grove' werk door zo'n bureau doen. Jij krijgt dan enkel de beste kandidaten over de vloer voor een gesprek. Anderen werken omgekeerd. Ze doen de selectie zelf en schakelen een bureau in als ze twijfelen tussen de beste kandidaten. Het bureau onderwerpt de kandidaten dan aan (extra) testen.
  • Gesprek. Om een goed sollicitatiegesprek te kunnen voeren, moet je eerst deze vragen beantwoorden:
    • Wie zijn de interviewers? Jijzelf, de toekomstige chef… Je betrekt de chef het best systematisch bij de procedure want hij zal moeten samenwerken met de nieuwkomer en bovendien voelt hij zich dan mee verantwoordelijk voor de beslissing. Je kan er ook nog een andere persoon bij betrekken die de functie goed kent. Meerdere meningen leiden tot een objectiever beeld.
    • Wat wil je weten en hoe ga je dit vragen?
    • Welke criteria gebruik je om te beoordelen? Je kan de interviewers een blad geven met de relevante beslissingscriteria. Zij kunnen dan elke kandidaat scoren op de verschillende criteria. Achteraf kunnen de beoordelaars op basis van deze scores overleggen.
    • Denk eraan dat ook jij beoordeeld wordt tijdens het gesprek.
    • Wat ga je allemaal overlopen tijdens de eindonderhandeling met je voorkeurkandidaat? Je zal in ieder geval concrete afspraken moeten maken over het loon, de datum van aanvang, de proefperiode…
  • Rondleiding. Laat je de voorkeurkandidaat vooraf zijn toekomstige werkplek zien en stel je hem voor aan de collega's? Dit is zeker aan te bevelen want zo kan hij de sfeer proeven en zich de situatie concreet voorstellen. Bevalt het hem niet, dan is het nog niet te laat om terug te krabbelen.
  • Informeren. Hoe breng je de kandidaten op de hoogte van de resultaten?
  • Onthaal. Een goed onthaal is heel belangrijk voor beide partijen. Enkele tips:
    • Het is een misvatting dat goede nieuwkomers zich op eigen kracht redden. In werkelijkheid zijn nogal wat nieuwelingen -ook de goede- terughoudend als ze hulp en informatie moeten vragen aan collega’s. Ze willen zich immers zo snel mogelijk bewijzen en zijn bang om onwetend of afhankelijk over te komen. Laat nieuwe mensen niet dobberen. Moedig hen aan om vragen te stellen en geef aan bij wie ze voor welke zaken terecht kunnen. Zeg tegen de medewerkers in kwestie dat je hun naam hebt doorgeven aan de nieuwkomer en dat je graag wil dat ze zijn eventuele vragen beantwoorden.
    • Stimuleer de nieuwkomers om zo snel mogelijk contact te leggen met hun collega’s. Zet bijvoorbeeld sociale activiteiten op, nodig hen uit op belangrijke vergaderingen, vraag na een tijdje met wie ze al gepraat hebben en introduceer hen bij de ontbrekende schakels. Wat je ook kan doen is ervoor zorgen dat hun eerste opdracht er een is waarvoor ze anderen moeten benaderen. In realiteit pakken managers het vaak omgekeerd aan: ze geven een kleine en gemakkelijk uit te voeren opdracht omdat ze de nieuwelingen op die manier hopen te motiveren.
    • Plan het onthaal zorgvuldig. Een oppervlakkige introductie volstaat niét. Nieuwkomers die enkel een rondleiding krijgen in je bedrijf en kort voorgesteld werden aan de groep met “Dag iedereen, dit is Jan!” voelen zich allesbehalve welkom. Als ze vervolgens ook nog dagen moeten wachten op een opleiding, bureau of pc wordt dit gevoel alleen maar sterker.
      • Probeer op voorhand al voor de nodige apparatuur te zorgen: badge, bureau, telefoon, pc, e-mailadres… Dit maakt een enorm verschil voor de nieuwkomer.
      • Breng je medewerkers op de hoogte dat er een nieuwe medewerker komt. Leg uit wat z’n job precies inhoudt en hoe hij zich verhoudt tot hen. Anders is de kans groot dat de nieuwkomer op wantrouwen en verwondering stuit.
      • Schakel je medewerkers in bij het onthaal en leg uit wat je van hen verwacht. Vraag hen bijvoorbeeld of zij hem tijdens de pauzes willen opvangen.
      • Leg een aantal introducties vast zodat de nieuwkomer de eerste dagen alle sleutelfiguren ontmoet die belangrijk zijn voor zijn job.
      • Bepaal wie de nieuwkomer gaat opleiden en stippel een opleidingsprogramma uit.
      • Overweeg of het zinvol is een peter of meter aan te stellen. Dat is een collega die de eerste weken speciale aandacht aan hem besteedt.

6. Vind je geen geschikte kandidaat? Vorm hem zelf!

Lukt het je niet om een geschikte kandidaat te vinden voor je vacature? Dan is een individuele beroepsopleiding (IBO) misschien iets voor jou. Via een IBO vorm je zelf je ideale werknemer op de werkvloer. Tijdens de IBO betaal geen loon of RSZ, enkel een productiviteitspremie.